La oficina, ¿sin papeles o sin documentos?

Lo de la oficina sin papeles no es nada nuevo, el mercado de TI lleva al menos quince años vaticinando que está al llegar pero una vez tras otra todas las previsiones de eliminación de papel van quedando reducidas a la nada. Tanto, que a finales de 2009, rompiendo la tendencia, una analista de IDC experta en procesos de impresión llegó a decir que la oficina sin papel es tan plausible como el baño sin papel higiénico.

Actualmente, Lexmark estima que la cifra global de impresión de 2010 ha sido de 8 billones europeos (8.000.000.000.000) de páginas y nada apunta a que en 2011 se vaya a reducir. La realidad es que, lejos de desaparecer, por tan solo 50 euros cualquier persona puede tener una imprenta que para sí la quisiera Gutenberg.

Y pese a ello, abundan los proyectos de TI destinados a reducir esa ingente cantidad de páginas impresas. Hay tres líneas maestras que apuntan en esa dirección.

• Impacto ecológico. El papel -la madera- es un bien escaso y pese a los grandes avances con el reciclaje de papel, el impacto ecológico es descomunal.
• Coste. Puede no ser descabellado pensar que los documentos electrónicos son más baratos que la gestión del papel equivalente, aunque tampoco los primeros tengan coste cero, ni muchísimo menos.
• Mejora funcional. En palabras de Negroponte, el papel está en el mundo de los átomos mientras que el documento digital está en el mundo de los bits. Obviamente, el primero solo puede estar en un sitio a la vez. El segundo tiene el don de la ubicuidad lo que permite acelerar al máximo los procesos de negocio.

El primer y tercer argumento son probablemente incontestables pero, ¿qué hay de cierto en el segundo?


Dos aproximaciones

Hay dos posibles aproximaciones a la oficina sin papeles. La primera consiste en hacer digital el proceso, es decir, que desde su origen y durante todo el ciclo de vida no se basará en documentos en papel sino en aplicaciones informáticas y, por tanto, no habrá que escanear ni imprimir nada. La segunda pasa por la digitalización masiva de documentos en papel, no ya de documentos existentes, que también, sino de los nuevos documentos que se generan o entran en los procesos.


Primera aproximación, la eliminación real del papel

La primera aproximación es la más óptima ya que permite atajar la impresión de raíz. No requiere documentos papel en la entrada del proceso, no genera documentos papel durante su tramitación y no tiene papel como resultado. Sin embargo, exige que todos los intervinientes en el proceso estén adaptados a los procesos digitales y que, además, exista una completa interoperabilidad.

Pongamos un sencillo ejemplo, una persona que acude a una notaría para la compra-venta de una vivienda. Para que todo fuese digital y no hiciese falta el papel sería preciso:

• que todos los intervinientes tuvieran y supieran usar un mecanismo de identificación electrónica (DNIe o similar).
• que el Registro de la Propiedad emitiera certificados electrónicos firmados de que el inmueble está exento de cargas.
• que el notario hiciese todo el proceso de forma digital.
• que, caso de existir hipoteca, el banco facilitase electrónicamente al notario y los compradores toda la información y la tramitase por completo de forma digital.
• que el ayuntamiento liquidase los impuestos de plusvalía digitalmente.
• que las compañías de electricidad, gas, teléfono, agua,... pudieran gestionar electrónicamente los procesos de cambio de titularidad de los contratos.
• que...

Y todo ello interrelacionado para que partiendo el primer paso se pudiera hilar el proceso sin que nada fuese transformado en papel en ningún momento. Algunas de estas cosas ya existen por separado pero estamos aún lejos de conseguirlas como un proceso integral.


Segunda aproximación, la que se está poniendo en marcha

La segunda aproximación pasa por hacer procesos parcialmente digitales. Es cierto que algunos de los pasos del ejemplo anterior se pueden hacer de forma digital pero si el siguiente paso (o el anterior) no lo son obligarán a volcar la información a formato papel para que pueda ser consumida. Y con ello, el siguiente paso tendrá que escanearlo para reconvertirlo de nuevo a digital. Con ello, no se reduce el papel prácticamente nada y, adicionalmente, al tener que generar salidas que deben poder ser dirigidas a papel (formatos PDF o similares) se produce un efecto perverso que no solo no reduce el volumen de impresión sino que probablemente lo incrementa.

Para explicar este efecto perverso hay que tener en cuenta dos datos:

• Podría pensarse que el uso del correo electrónico reduce el papel al evitar las tradicionales cartas del correo postal. Pues nada más lejos de la realidad porque se estima que el consumo de la web y el uso del correo electrónico son responsables de entre el 35 y 40% de las impresiones a nivel mundial.
• Un estudio de Xerox revela que el 50% de las páginas que se imprimen a diario en las oficinas de todo el mundo se desechan pasadas 24 horas. Es decir, son impresiones de maniobra.

Es decir, que gestionando la oficina sin papeles como una digitalización masiva se corre el riesgo de que cada vez que un empleado desee trabajar con la información de un trámite, acceda al documento, lo imprima, utilice la información que necesitaba y deseche el papel. Y el ciclo se repetirá de forma constante cada vez que la información sea precisa ya que, en el fondo, lo que existe en las bases de datos no es información digital propiamente dicha sino una versión pseudo-digital de algo que está 100% en el mundo de los átomos como es el papel. De esta forma, guardar la información en un PDF que proviene de un proceso de escaneo invita al usuario a imprimirlo una y otra vez, tantas veces como necesite la información a lo largo del tiempo.

Este efecto hace que, salvo que exista una verdadera conciencia ecológica en las organizaciones y únicamente se imprima lo que es realmente necesario, la mejora respecto al medio ambiente de esta pseudo-oficina sin papeles y el ahorro de costes no se conviertan en una realidad. Y todo ello sin sumar los costes de los sistemas informáticos necesarios para la gestión documental, aunque para ser justos tampoco se han sumado los costes de la gestión y almacenaje de documentos en papel.

Con todo, siempre quedará la mejora funcional de los procesos al tratar con documentos digitales. Eso sí parece innegable con lo que la oficina de papeles sigue teniendo sentido, aunque tal vez haya que repensar los modelos de puesta en marcha si de verdad queremos Green Technology.


La pregunta del día

¿Cuánta de la información digital que habitualmente manejamos y potencialmente nos ayuda a reducir el consumo de papel es imprimida en varias ocasiones porque nos hemos acostumbrado a no guardar papeles?


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¿Tenemos que elegir entre tecnología o ecología?

Desde hace varios años venimos asistiendo al nacimiento y desarrollo de la Green IT como una nueva forma más ecológica y sostenible de producir y consumir tecnología.

Sin embargo, la Green IT no acaba de ser del todo creíble y es que según parece hay algunos factores que nos hacen pensar que la contaminación y los elevados consumos de energía no tienen una clara relación con las Tecnologías de la Información.

Y como veremos esa relación existe y es probablemente muy superior a la que a priori podría parece razonable.

Factor 1. Las empresas de tecnología también son contaminantes

¿Son contaminantes Facebook o Twitter? Hemos elegido estas dos compañías para la pregunta porque ambas se dedican, en exclusiva, al software. Además, lo hacen en modo Cloud con lo que tampoco distribuyen sus productos en CDs empaquetados en cajas de cartón. No producen nada que sea tangible y, por tanto, muchas personas pensarán que no son contaminantes. Pero todas ellas se equivocarán.

Probablemente, contaminan menos que algunas fábricas pero no se puede decir, en absoluto, que sean inocuas con el medio ambiente. Porque los CPD no son ecológicamente neutros.

Un interesantísimo estudio de Electronics Cooling concluye que desde el 2001 los costes de infraestructura y energía son mayores que los costes de adquisición de los servidores del Data Center. Y más aún, desde 2008 únicamente los costes de energía son ya superiores a las inversiones en compra de servidores; y la tendencia dice que seguirán aumentando.

Es cierto que se ha mejorado algo en los últimos años pero el avance es realmente pobre cuando se compara el aumento de potencia real de las infraestructuras con el aumento de potencia por vatio consumido.

Es decir, en su mayor parte se consigue más rendimiento, año sobre año, a base de consumir cada vez más energía. La Ley de Moore no se cumple en absoluto en lo que se refiere al consumo de energía.

Las principales organizaciones ecologistas son conscientes del problema desde hace tiempo pero, probablemente, uno de los puntos de inflexión en su comportamiento frente a la producción de TI cambió a principios de 2010 con la decisión de Facebook de instalar un nuevo Data Center en Oregón (USA) alimentado básicamente por energías no renovables. El vídeo de Greenpeace no tiene desperdicio.

Lo que se dice de Facebook en la parte final del vídeo es probablemente aplicable al resto de la industria TI salvo algunas honrosas excepciones como la de Google que destina una importante partida económica al estudio de energías renovables y eficiencia energética a través de su plan Energía limpia 2030. De hecho, sus Data Centers son de los pocos que pueden presumir de un PUE (Power Usage Effectiveness) en torno a 1,1 cuando la media mundial está muy por encima de 2,0. Es decir, sus Data Centers consumen menos de la mitad de energía que la media, lo que les permite ser muy verdes y de paso ahorrarse una importantísima cantidad de dinero teniendo en cuenta que algunas estimaciones apuntan a que las TI suponen entre un 1 y un 2 por ciento del consumo energético mundial.

Nota: Un Data Center con un PUE de 2,0 implica que por cada vatio consumido en los equipos de TI se consume otro, fundamentalmente, en refrigeración.

Este consumo desmesurado de energía no es solo aplicable a los gigantes de TI sino que en menor medida se da en cada uno de nuestros Data Centers. Mientras no seamos plenamente conscientes de que la producción de TI es también contaminante no habrá presión suficiente sobre el mercado como para hacer variar algunas tendencias.

Factor 2. Estamos cansados de agoreros

Este factor no es exclusivo de la industria de las TI pero le es de plena aplicación. La debacle de las teorías fatalistas propugnadas por Al Gore ha hecho un enorme daño a la imagen de lo que en general pensamos del cambio climático. Y más aún si tenemos en cuenta que Al Gore no ha sido el primero en cometer el error de ser excesivamente fatalista. Leamos con atención el siguiente texto de SuperFreakonomics (aviso que tiene truco):

...solo en Estados Unidos, las grandes ciudades adquirieron treinta millones de nuevos residentes. Y a medida que el enjambre humano se desplazaba, junto con sus posesiones, de un lugar a otro, surgió un problema. El principal medio de transporte producía grandes cantidades de subproductos que los economistas llamaban externalidades negativas, que incluían atascos, grandes gastos en seguridad y demasiados accidentes mortales de tráfico. En ocasiones, cosechas que deberían haber ido a parar a la mesa de una familia se transformaban en combustible, haciendo subir los precios de los elementos y causando escasez. Y también estaban las emisiones contaminantes y tóxicas al aire, que ponían en peligro el medio ambiente y la salud de los individuos.

¿Hablamos de las ciudades de finales del siglo XX y principios del XXI y de los problemas del tráfico rodado? Pues no, es un texto que aplica a finales del siglo XIX y el medio de transporte al que se hace referencia es el caballo. El automóvil, más barato en precio y mantenimiento que un vehículo tirado por caballos, fue proclamado como salvador del medio ambiente. Recomiendo repetir la lectura tras conocer la época de la que se trata.

Uno de los principales problemas que tiene la ecología, y le aplica de lleno a la industria de TI, es que muy en el fondo pensamos que antes de que haya una debacle por el uso de un determinado tipo de energía seremos capaces de descubrir una nueva fuente energética que resolverá los problemas de la anterior, aunque en el futuro cause otros. Por eso no hacemos demasiado caso a los agoreros; todo parece ser una cuestión de coste-beneficio si atendemos a las teorías de Schumpeter y su destrucción creativa.

Factor 3. Quienes más propugnan Green IT no son precisamente un buen ejemplo

Por un lado ya hemos visto que hay un enorme desfase entre los aumentos de potencia real del hardware y el aumento de potencia por vatio de energía consumida. Es decir, los equipos consumen cada vez más energía, lo que es especialmente cierto en máquinas con alta densidad de componentes como los elementos de red (switches, routers, appliances,...).

Pero son aún peor ejemplo si tenemos en cuenta que el consumo energético de un dispositivo electrónico puede llegar incluso al 30 o 40 por ciento antes de que se pulse el botón de ON. Es decir, el consumo energético necesario para su fabricación puede suponer el 30% de todo el consumo de ese dispositivo durante su vida útil. Esto es especialmente cierto en el caso de los teléfonos móviles y en elementos de máxima integración (servidores pizza, blades, tablets, elementos de red,...) donde el consumo es reducido por unidad pero el coste energético de su producción es elevado.

Por tanto, pese a los cantos de sirena para renovar equipamiento por otro de mayor eficiencia energética, lo más ecológico que se puede hacer es intentar alargar la vida del equipamiento, lógicamente hasta donde sea razonable para evitar la Ley de Murphy. Porque el coste energético de fabricación del nuevo dispositivo será mucho mayor que los potenciales ahorros que generará frente a los equipos actuales. Todo ello sin contar con los enormes costes medioambientales que supone su posterior reciclaje.

Nuestros deseos para el Nuevo Año

Dadas las fechas en las que estamos creo que procede hacer propósitos de enmienda para el Nuevo Año. Ahí van algunos que se me ocurren.

Para nosotros: probablemente, como consumidores y gestores de tecnología lo más ecológico que podemos hacer es intentar alargar la vida del hardware que gestionamos, bien sean PCs, servidores, elementos de red, almacenamiento, teléfonos móviles,... o cualquier otro dispositivo electrónico. Alargar un año más su vida útil implica una reducción enorme en el consumo de energía y además es más que probable que hagamos muy feliz al CFO de la compañía.

Para los fabricantes de hardware: el consumo eléctrico de los equipos debe ser, como mínimo, constante. No es sostenible que cada vez que aparece una nueva revisión de los procesadores o memorias consuman un tanto por ciento más que los anteriores.

Para los fabricantes de software: los fabricantes de killer applications como, por ejemplo, Office o el propio Windows, no pueden seguir incrementando los requisitos de hardware al ritmo actual, máxime cuando los incrementos no están justificados en aumentos de productividad como, por ejemplo, Aero. Esto es también de máxima aplicación para software muy demandante de recursos como, por ejemplo, los antivirus e incluso para nuestros propios departamentos de desarrollo de aplicaciones. Hacer código más eficaz está directamente relacionado con el aumento de la vida útil de los equipos y esto lo está con el consumo energético.

Para los telcos: que dejen de incentivar el consumo desmesurado de terminales móviles. El tiempo de rotación  (el tiempo de vida de los teléfonos) baja en picado y debe estar ya cerca del año. Además, tarde o temprano, acabarán por darse cuenta de que, al margen de la ecología, esto es un problema en sí mismo para ellos.

Para el legislador: quien puede regular los mercados tiene en su mano implantar un mecanismo de medición de eficiencia energética en todos los dispositivos tal y como ya se hace con los electrodomésticos. Así podremos comparar cosas homogéneas. La información y transparencia hace que los mercados funcionen mejor y sean más eficientes en todos los sentidos.

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