Los otros enemigos del email




[Mode: Imaginemos Bilbao en 1975] Un amigo decide poner en venta su maravilloso coche, un Seat 128 Sport, y en lugar de poner un anuncio en la sección de clasificados de los periódicos opta por enviar una carta personal a cada uno de los habitantes de Bilbao y alrededores. Y como Bilbao es la capital del mundo se pone manos a la obra en la tarea (de complejidad media para un Bilbaíno) de enviar unos cuatro mil millones de cartas, todas ellas convenientemente escritas a mano, nada de fotocopias.

A las pocas semanas fallece su tío Joe, un familiar lejano que hace muchos años emigró a Idaho. Lo fácil sería publicar una esquela en la sección de necrológicas de los periódicos pero mi amigo no es de pensamiento lineal. Por supuesto, lo primero que se le ocurre es enviar una carta personal a todos los amigos de Joe, tanto a los de Idaho como a los de su Bilbao natal. Estos últimos hace más de 70 años que no veían al tío Joe.

Pasados unos pocos días, mi amigo recibe la herencia de su tío Joe junto con documentos un tanto confidenciales (cosas de las que Joe probablemente no estaba muy orgulloso), o al menos que es mejor que siguiesen permaneciendo dentro del círculo familiar más cercano. Pero ni corto ni perezoso decide, esta vez sí, publicar el contenido íntegro de los documentos en la sección de anuncios del periódico de mayor tirada.

Por último, y como llevaba varios días sin ir al trabajo por motivos personales (por el doloroso fallecimiento de su tío Joe), el sábado a última hora de la tarde decide enviar un telegrama urgente a todos sus compañeros avisándoles de que el lunes sí irá a trabajar. Todos ellos oyen la llamada del cartero entre la una y las tres de la madrugada del sábado al domingo. Prácticamente todos se acuerdan súbitamente de su tío Joe (y de algún otro familiar) al descubrir que les han sacado de la cama para algo que no era en absoluto urgente ni importante.
[Mode: Volvamos a la realidad]


La realidad en el uso del email

Con buen criterio, alguien pensará que mi amigo está un poquito desequilibrado, que lo está. Pero eso mismo o una variante tecnológica muy parecida es lo que la gente normal hace con el correo electrónico.

En ocasiones hay emails con un número desproporcionado de destinatarios y con objetivos variopintos: informar a todo el mundo de algo (aun cuando a la mayor parte ni les va ni les viene) o escurrir el bulto bajo el «yo ya lo avisé hace días en un email»,...

Otras veces hay correos electrónicos con contenidos claramente confidenciales que se envían sin mayores contemplaciones. Probablemente desconociendo que el correo electrónico está basado en protocolos (SMTP, POP, IMAP,...) que no han tenido cambios, ni de seguridad ni de ningún tipo, en los últimos veinte años y que son increíble y alarmantemente inseguros.

Hay también correos electrónicos enviados a horas intempestivas o no adecuadas para informar (y tal vez comprometer) de asuntos irrelevantes que perfectamente podrían esperar a la siguiente jornada laboral.

Y al final del todo, hay también correos electrónicos que se envían correctamente en tiempo, forma y contenido.


La alternativa que nos proponen

La alternativa que algunos nos proponen pasa por no usar el correo electrónico en favor de otros medios como blogs, Twitter, Facebook, LinkedIn, repositorios de documentación,... Por ejemplo, Atos se ha marcado el reto de ser una compañía zero email en tres años. El objetivo es aumentar la productividad de los empleados ya que, según parece, ahora desperdician gran parte de su tiempo leyendo una ingente cantidad de emails irrelevantes.

¿Acaso no es eso matar al mensajero? El medio de comunicación no es bueno ni malo, es el uso que se le dé lo que hace que sea útil o no y probablemente lo único que conseguirá Atos será que en tres años sus empleados no lean email sino el timeline de su cuenta de Twitter o su muro en Facebook.

El ineficiente en todo caso sería el empleado (probablemente por falta de formación en el uso de las herramientas tecnológicas o por el fomento de una relación insana entre los empleados) y no la herramienta utilizada para comunicarse.

En otros casos, se limita su utilización. Por ejemplo, Volkswagen ha modificado el perfil de descarga de sus Blackberry corporativas de personal no directivo para que no sincronicen correo fuera del horario laboral. Volviendo a la analogía del Bilbao de 1975, eso es tanto como prohibir los telegramas porque alguien hace mal uso de ellos.
A quien deberían perseguir y reeducar es a las personas que envían emails no urgentes y no importantes fuera del horario de trabajo (y además esperan respuesta y solución inmediata) y no al medio de comunicación elegido. Probablemente, estas personas, una vez restringido el email, encontrarán una nueva vía -SMS, WhatsApp o lo sea- para seguir manteniendo su forma de dirigir.


Terminando

El correo electrónico es una herramienta genial. Sin embargo, su uso se ha masificado de tal forma que ahora se usa para tareas que no le son propias como convocar reuniones (con lo fácil que es hacerlo con la agenda) o compartir información de proyectos (con lo eficiente que es un gestor documental).

Se confunde habitualmente el envío de información a una audiencia conocida (es lo normal en un email), una audiencia predecible (la de Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn,...) o una audiencia completamente indeterminada (un blog).

Por último, su asincronía (no hay relación entre el momento del envío del email y el de su recepción) provoca que se haga un uso erróneo del tiempo y en ocasiones se use para mantener la tensión laboral más allá de lo necesario, informando de cosas irrelevantes y sin urgencia fuera del horario laboral.

Los blogs, las redes sociales y los gestores documentales en absoluto sustituyen al correo electrónico. Lo complementan. El problema no es la tecnología sino la correcta elección de la herramienta en función del mensaje y la audiencia. Lo más fácil es prohibir la tecnología pero eso no soluciona el problema. La solución pasa por la formación en el uso de las herramientas disponibles, ¿o no?



Enlaces relacionados:

     › Tons of IT, 2011. ¿Adiós al email?
     › Atos, 2011. Compromiso Atos de zero email company
     › Volkswagen, 2011. Volkswagen apaga las Blackberry fuera del horario laboral
     › Naked bits, 2011. Socialización de la información



8 comentarios

  1. Manu creo que el problema de enviar emails por las noches o los fines de semana es mas una qüestió de respeto que de tecnología.

    muy bueno lo de Bilbao capital del mundo JJJ

    Adéu

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  2. Respecto a "La alternativa que algunos nos proponen pasa por no usar el correo electrónico en favor de otros medios como blogs, Twitter, Facebook, LinkedIn, repositorios de documentación,... Por ejemplo, Atos se ha marcado el reto de ser una compañía zero email en tres años. El objetivo es aumentar la productividad de los empleados ya que, según parece, ahora desperdician gran parte de su tiempo leyendo una ingente cantidad de emails irrelevantes"

    Sinceramente creo que el problema de hoy en día en el trabajo no es que la gente lea correos, sino el twitter y el facebook.

    Un saludo.

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  3. La pena es que dentro de tres años nadie se acordará de la gilipollez que ha propuesto Atos.
    Si les fuese bien nos lo venderían a bombo y platillo pero como no va a ser así correrán un tupido velo y aquí paz y después gloria.
    Me da la impresión de que es más una forma de salir en prensa que otra cosa de una empresa francesa que no pasa por sus mejores momentos.

    Guti

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  4. Hi,

    Lo del respeto, es cierto. Pero también lo es el que no es lo mismo enviar un email informativo simplemente porque se responde desde casa al correo pendiente que enviar un email un sábado a un colaborador pidiendo un informe para el lunes a primera hora. Hay cosas y cosas pero si, en el fondo puede que sea una cuestión de respeto.

    Lo de que dentro de tres años no nos acordaremos de la marcianada de Atos es en mi opinión totalmente acertado. Recuerdo una de Lou Gerstner hace unos ocho o diez años diciendo que todos los empleados de IBM tendrían Linux en sus PCs en un año, y algo han avanzado pero ni de lejos lo que se propuso. Cosas como estas se lanzan alegremente pero las hemerotecas están ahí. ;-)

    Lo de que Facebook o Twitter son malos, eso si que no lo veo. Lo malo es su uso no la herramienta en sí. Si un trabajador se pasa el 90% de su jornada actualizando su muro es malo, pero es malo el trabajador, no Facebook. ;-) Las redes sociales ayudan en muchísimas cosas en las que otras herramientas no tienen llegada incluso diría que crean una industria que antes no existía. Ahora bien, también se les atribuyen bondades que no tienen. El otro día leí (no recuerdo donde) a alguien sugiriendo que los bomberos tuvieran una cuenta en redes sociales para atender las incidencias. Ups, yo prefiero que sigan como hasta ahora que con algunas cosas no se juega. ;-))))

    Saludos, Manu

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  5. Hola Manu;

    Lo mas curioso es como y porque usamos una herramienta u otra en funcion del perfil del otro interlocutor o del contenido que vamos a enviar.

    Para ponerte en contacto con una persona a la que tienes en facebook, linkedin o del que tienes su mail, what´s app... que nos hace elegir un medio u otro para comunicarnos?

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  6. Hola Lorena,

    Pues no lo sé. Ahí va mi propuesta de respuesta. ;-)

    Usamos email cuando queremos comunicar algo exclusivamente a los destinatarios.

    Usamos SMS o whatsapp cuando es algo más personal o urgente. Ambos son más directos que el email y tienen más complicidad porque el número de móvil no es tan 'publico' como la cuenta de correo.

    Usamos redes sociales cuando se busca amplificar la noticia en un publico previsible aunque algo indeterminado.

    Usamos blogs cuando el público es 100% no previsible.

    ¿propuestas? ¿correcciones?

    Saludos, Manu

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  7. ¡Hola Manu! Por fin, he podido echar un vistazo a este estupendo artículo donde sí creo que estamos más cerca que nunca sobre la clave del uso, o mal uso, del correo electrónico. Efectivamente, ése es el gran problema. No la tecnología en sí, que para mí todavía tiene muy buenos casos de uso, si no el abuso al que lo hemos sometido durante décadas y que es ahora cuando nos estamos empezando a cuestionar su validez, no la del correo, si no la del abuso :)

    El tema principal más que nada es establecer un contexto para poder comunicarte y colaborar con tus compañeros o clientes. Y dependiendo de ese contexto elegir la mejor opción donde el correo ya no es la única solución, si no una más. Ni más ni menos. Lo importante es hacer esa elección lo mejor posible y pensar en el "outcome", lo que queremos de esa acción y a partir de ahí cómo podemos contribuir a una mejoría de las diversas prácticas de colaboración e intercambio de conocimientos.

    Algo que, por cierto, he comentado en mi última entrega del "yearly progress report" sobre la iniciativa en la que llevo trabajando varios años: "A World Without Email". Para todos aquellos que estén interesados aquí os dejo el enlace.

    ¡Saludos y gracias de nuevo por otra estupenda y provocadora lectura!

    ¡¡Feliz Año!!

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